Fui eleito a síndico. E agora?

Muitos condôminos se candidatam ao cargo de síndico por receio de outro realizar uma má gestão ou por falta de interesse dos demais.

Acontece que nem sempre sabe o que fazer e como fazer na função de síndico. Resultado… Condomínio desgovernado!
Assim como qualquer cargo, aquele que o assume precisa estar preparado.

É comum observarmos que o síndico inexperiente geralmente fica na dependência de tomar decisões de acordo com as instruções da administradora, principalmente por não entender direito qual a situação do condomínio e seu modo operante.

Acontece que a administradora é um braço da gestão, a qual está subordinada ao síndico, inclusive quem responderá sobre os atos da gestão sempre será o síndico.

Portanto, o papel da administradora é auxiliar em questão administrativas, financeiras e contábeis, todavia, o síndico deve estar sempre atualizado referente aos atos da mesma.

Espera lá João! Quer dizer então que eu tenho que controlar o trabalho da administradora que é paga para isso, além de todos os outros problemas internos do condomínio?

A resposta é sim! O artigo 1.348 do Código Civil estabelece o seguinte:

“§ 2º O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção”.

Porém também é clara sobre a responsabilidade do síndico sobre os atos da gestão também no artigo 1.348:

“VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;”

Desta forma, fica claro que o síndico pode transferir/compartilhar funções, mas continua sendo o responsável legal.

Certo, mas como faço este controle?

• Antes de qualquer coisa leia todos os contratos, verifique se estão sendo cumpridos todos os direitos e obrigações previstos.

• Após os contratos, estude a convenção e o código civil. Coloque em prática tudo aquilo que até então não vinha sendo observado pelas gestões anteriores.

• Dê preferência a conta bancária própria do condomínio e não da administradora (conta Pool). É importante a total lisura dos saldos financeiros face aos contábeis.

• Todos os pagamentos devem ser aprovados pelo síndico antes de se efetuar o desembolso.

• Deixe que o Conselho Fiscal participe ativamente da gestão, estabeleça reuniões ao menos uma vez ao mês a fim de comentar fatos ocorridos, decisões a serem tomadas, etc. É importante que todas essas reuniões sejam formalizadas através de atas.

• Estabeleça um dia e horário para atender os condôminos. Esse dia e horário deve ser amplamente divulgado junto aos condôminos.

Não deixe nenhum condômino sem resposta! Você não é funcionário do condomínio, mas está gerindo os recursos financeiros da massa condominial, portanto, todos merecem satisfação.

Disponibilize a consulta às pastas de prestação de contas a qualquer condômino, desde que não retirem a mesma.

Exija do Conselho Fiscal a verificação mensal das pastas e assinatura nas mesmas, caso haja alguma discordância do conselheiro, a mesma deve ser formalizada e anexada às pastas, bem como a justificativa dada a quem couber.

Cobrança, esteja atento à taxa de recuperabilidade sobre os inadimplentes. Dê preferência à escritórios advocatícios não vinculados à administradora.

Importante, se o serviço estiver embutido na prestação de serviço da administradora, faça um aditivo excluindo este serviço do escopo e pleiteie um desconto na mensalidade.

Não faça uso de fundos específicos para subsidiar contas ordinárias.

Fatos relevantes, convoque assembleia extraordinária, melhor pecar pelo excesso do que por omissão.

Sempre faça cotações antes de adquirir um determinado produto ou serviço.

Despesas extraordinárias se não for urgente, só devem ser realizadas mediante aprovação prévia em assembleia.

Tenha claro todos os gastos que terá no decorrer do ano e inclua na Previsão Orçamentária, desta forma uma vez aprovada você minimizará as chances de despesas extraordinárias ao longo do período e desequilíbrio financeiro.

Ok, mas o corpo diretivo não tem conhecimento técnico sobre as questões contábeis, tributárias. O que fazer?

Neste caso, é prudente que em assembleia se proponha uma auditoria mensal (preventiva), pois é através deste serviço que o Corpo Diretivo conseguirá aperfeiçoar sua gestão, tomar decisões mais acertadas, além de se respaldarem perante os demais condôminos.

Além do mais, sendo os relatórios de auditoria disponibilizados mensalmente a todos os condôminos, evitará questionamentos, desconfianças e até acusações.

Ah… mas aí é mais uma despesa pro condomínio!
Na verdade o valor incorporado a este serviço é tão grande que se torna de graça!

Imagine, por exemplo, excessos de pagamentos com atrasos gerando multas e juros, impostos não recolhidos ou recolhidos indevidamente, processos trabalhistas, acusações e ainda um possível processo de responsabilidade?

Estamos falando de milhares de Reais somente nestes exemplos. Além dos transtornos pessoais.