Como ter uma gestão transparente.

A gestão condominial nada mais é que gerir recursos financeiros de todos os condôminos (massa condominial) que contribuem ao condomínio mensalmente através da taxa condominial.

Este tipo de gestão composto por um Corpo Diretivo (Síndico, subsíndico e conselho) é tão importante que existem artigos específicos previstos pelo Código Civil (arts.: 1.331 a 1.358) para delimitar os direitos e deveres dos condôminos e o papel principalmente do síndico.

Mas hoje quero falar em termos práticos do Artigo 1.348 – Funções e deveres do síndico e do Artigo 1356 – Eleição e função do conselho fiscal.
O artigo 1.348 dentre outras funções que devem ser desempenhadas pelo síndico, traz alguns parâmetros que estão diretamente ligados à transparência da gestão. São eles:

III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;

O que costumamos observar é que muitos síndicos não se atentam a essas determinações do Código Civil, ou as seguem de forma seletiva. Nem sempre

por má fé, às vezes por falta de conhecimento e, ou mal assessoramento da administradora, advogados, entre outros.
Dentre a falta de transparência há alguns casos clássicos:

Processos Judiciais: o condomínio processa ou é processado e o assunto não é levado ao conhecimento dos demais condôminos.

Quando muito é explanado somente na Assembleia Geral Ordinária de prestação de contas, que por vez já ocorreram desembolsos e ou entrada de recursos importantes, e nunca fica claro aos condôminos se a decisão do síndico foi acertada e qual foi a destinação dos recursos financeiros, ou seja, traz prejuízo ao julgamento para a aprovação da prestação de contas.
Alguns síndicos justificam que toda assembleia tem custos, mas o custo pode ser reduzido como, por exemplo, dispensando a participação da administradora.

É preferível ter um gasto adicional com Assembleia Extraordinária, o qual não costuma comprometer as finanças do condomínio, do que negligenciar.

Cumprimento do que é deliberado em assembleia: É bastante comum vermos casos que o síndico simplesmente ignora o que foi aprovado em assembleia por ser contrária a sua opinião ou por não ter definido ordens de prioridades.

Resultado, há deliberações em assembleia que são acatadas após meses ou anos já por outra gestão e recursos destinados para aquela decisão, como por exemplo, uma obra, são gastos para outra finalidade.
Isto é motivo para destituição!

Prestar contas aos condôminos: Existem gestões que entendem que são obrigados a prestar contas somente 1 vez ao ano e em Assembleia. Todavia, não se atentam à frase “… e quando exigidas”, ou seja, todo condômino tem direito a questionar e o síndico tem por obrigação esclarecer pontualmente.
Essa questão é a que gera maior atrito entre síndicos e condôminos, pois o síndico na maioria das vezes se sente afrontado de ter sua gestão questionada e do outro lado o condômino se sente desrespeitado e desconfiado.

Aí surge a figura do Conselho Fiscal, o qual o artigo 1.356 do Código Civil determina que:

“Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico”.

O texto é simples, o conselho fiscal é opcional e daí vale o que determina a convenção do seu condomínio, se omissa, o que for decidido em assembleia.
Porém, uma vez eleito tem responsabilidade única, dar parecer sobre as contas do síndico.

Em termos práticos, fiscalizar a gestão do síndico.
Acontece que o cargo de conselho muitas das vezes é ocupado por condôminos que não tem tempo para fazer um acompanhamento adequado, falta de conhecimento técnico e, ou relação muito aproximada ao síndico o que inibe de fazer certos questionamentos.

É comum observarmos pastas não assinadas sem justificativas do por que não foram assinadas, aprovação de prestação de contas em Assembleia Geral Ordinária onde o conselho não emite qualquer opinião ou dá parecer favorável a aprovação, mas se quer olhou um mês de prestação de contas.

E ainda casos que acusam o síndico de não prestar esclarecimentos ou disponibilizar

as pastas, mas deixaram a situação se manter por 1 ou mais anos, sem tomar qualquer providência.

Condomínios movimentam altos valores, o síndico responde civil e criminalmente e, é uma das leis que funcionam no Brasil. Portanto, você síndico deve manter a transparência, boas práticas (não só aquelas previstas em lei) e plena consciência que o cargo não lhe traz “super” poderes e sim super responsabilidades.

E você condômino que assumiu o cargo de conselho, mas não se sente preparado ou adequadamente disponível, é preferível que renuncie ao mesmo.

Mas o que fazer?

A melhor ferramenta de auxílio e respaldo para a gestão do síndico e opinião do Conselho é a contratação de uma Auditoria Independente, preferencialmente mensal, o que também é conhecida como auditoria preventiva.

Além de ter um preço muito atrativo face ao valor agregado ao Corpo Diretivo, também traz informações valiosas aos condôminos de como está se comportando a gestão e as finanças do condomínio.

Basta disponibilizar mensalmente o relatório de auditoria a todos os condôminos.

Comumente é feito isto através do site da administradora.
Em contrapartida, o síndico precisa estar atento às inconsistências divulgadas pela auditoria a fim de corrigi-las imediatamente.

Senão, este passa a ser simplesmente um documento de divulgação de problemas sem qualquer auxílio ou contribuição à melhoria da gestão.